Le RGPD en emailing

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) a profondément changé la manière dont les entreprises collectent, traitent et utilisent les données personnelles, notamment dans le cadre de leurs campagnes d’emailing. Depuis son entrée en application en mai 2018, toutes les entreprises européennes — ou celles ciblant des résidents européens — doivent se conformer à ses exigences. Et cela touche de plein fouet le marketing par email : collecte des adresses, gestion des consentements, droit à l’oubli, etc.

Si vous utilisez l’emailing comme canal de communication ou de prospection commerciale, vous devez impérativement comprendre ce que le RGPD implique pour rester en conformité, éviter les sanctions et préserver la confiance de vos contacts. Cet article vous guide pas à pas dans l’univers du RGPD appliqué à l’email marketing, en langage clair, pour que vous puissiez adopter les bons réflexes.

Comprendre ce qu’est le RGPD et pourquoi il impacte l’emailing

Le RGPD en bref

Le RGPD est un règlement européen entré en vigueur le 25 mai 2018. Il vise à renforcer la protection des données personnelles des citoyens de l’Union européenne. Il encadre toutes les activités impliquant la collecte, le traitement, la conservation ou le transfert de données permettant d’identifier une personne physique.

En matière d’emailing, cela concerne directement l’usage des adresses email, mais aussi toutes les données associées à une campagne : nom, prénom, entreprise, comportement (ouverture, clics, etc.).

Pourquoi le RGPD s’applique à l’email marketing

L’email est par nature un canal basé sur l’utilisation de données personnelles. Le RGPD s’applique donc dès qu’une adresse email est collectée ou utilisée, que ce soit pour envoyer une newsletter, une offre commerciale, ou un email de prospection.

Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes (jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial), mais aussi une perte de réputation et de confiance de vos abonnés ou clients.

Les principes fondamentaux du RGPD à respecter en emailing

Le consentement explicite et libre

La règle d’or du RGPD en emailing, c’est le consentement. Vous ne pouvez plus ajouter quelqu’un à votre base email sans son accord clair, donné de manière volontaire, éclairée et spécifique. C’est l’une des bases pour commencer à faire de l’emailing.

Ce consentement doit être :

• Libre : pas de case pré-cochée, ni d’obligation déguisée.
• Éclairé : la personne doit savoir à quoi elle consent.
• Spécifique : le consentement ne peut pas être global (ex. : newsletter + partenaires).
• Vérifiable : vous devez pouvoir prouver que vous l’avez obtenu.

Exemple conforme : une case à cocher avec le texte “Je souhaite recevoir la newsletter de [nom de l’entreprise]” + un lien vers votre politique de confidentialité.

La transparence sur l’usage des données

Vous devez informer clairement vos contacts de :

• La finalité de la collecte (ex. : envoi d’emails promotionnels).
• La durée de conservation des données.
• L’identité du responsable de traitement.
• Les droits dont dispose l’utilisateur (accès, rectification, suppression…).

Cette transparence passe généralement par une politique de confidentialité claire et accessible, ainsi qu’un bandeau d’information au moment de la collecte.

Le droit d’accès, de rectification et de suppression

Toute personne a le droit :

• De savoir si elle figure dans votre base.
• De modifier ses données.
• De demander leur suppression (« droit à l’oubli »).

Vous devez faciliter l’exercice de ces droits, par exemple en intégrant un lien de désinscription simple et fonctionnel dans tous vos emails.

Comment collecter des adresses email en conformité avec le RGPD

Exit la collecte sauvage : place à la permission

Fini les carnets d’adresses importés à la volée, les achats de bases de données, ou les cases pré-cochées. Voici les méthodes autorisées :

• Formulaire d’inscription opt-in clair avec consentement spécifique.
• Double opt-in recommandé (inscription confirmée par email) mais non obligatoire.
• Cas BtoB : un peu plus souple si la personne est contactée dans le cadre de sa fonction professionnelle, mais le RGPD s’applique toujours.

Les pièges à éviter

• Un formulaire sans mention de la finalité ni de la politique de confidentialité.
• Des envois à des emails collectés sans consentement.
• L’absence de preuve d’opt-in (ex. : aucun enregistrement du clic ou de l’IP).

Rédiger des emails conformes au RGPD

Inclure un lien de désinscription systématique

C’est une obligation. Ce lien doit :

• Être visible et compréhensible.
• Fonctionner réellement (pas de bug ou de redirection illisible).
• Mener à une désinscription facile (1 clic idéalement, ou formulaire très simple).

Respecter la finalité initiale du consentement

Si la personne s’est inscrite à une newsletter, vous ne pouvez pas lui envoyer des offres commerciales non sollicitées, ni transmettre son adresse à des partenaires, sauf consentement clair pour chaque finalité.

Ne pas tracker à l’excès sans base légale

Beaucoup de solutions d’emailing utilisent des pixels de tracking pour mesurer les ouvertures, les clics, etc. Ces pratiques doivent être justifiées par une base légale (généralement, le consentement).

Pensez à informer vos contacts que vous utilisez ce type de suivi, dans votre politique de confidentialité.

La gestion des bases de données en conformité

Garder une base saine et à jour

Le RGPD vous impose de ne conserver les données que pendant une durée raisonnable, liée à la finalité.

Exemples :

• Désinscrits : supprimer ou anonymiser les données rapidement.
• Inactifs : supprimer après 12 à 24 mois sans interaction.
• Prospects : ne pas conserver les données ad vitam aeternam.

Documenter les preuves de consentement

Il est conseillé (et souvent obligatoire) de garder une preuve d’opt-in, comme :

• La date et l’heure de la validation.
• L’adresse IP.
• Le canal ou formulaire utilisé.

Certaines solutions comme Mailchimp, Brevo ou MailerLite permettent de stocker automatiquement ces éléments.

L’emailing RGPD et la prospection commerciale : ce qu’il faut savoir

BtoB et BtoC : des règles différentes

• En BtoC (grand public) : consentement obligatoire.
• En BtoB (professionnels) : tolérance si la prospection est en lien avec l’activité pro de la personne (ex : logiciel CRM envoyé à un directeur commercial).

Mais dans les deux cas :

• L’information claire est obligatoire.
• Le droit d’opposition doit être facilement exerçable.

Les bonnes pratiques pour un emailing RGPD-friendly

Choisir un outil d’emailing conforme

Utilisez un prestataire qui respecte le RGPD, avec serveurs en Europe ou encadrés par des clauses contractuelles conformes (ex : Cloudflare, AWS Europe, etc.). Lisez leurs conditions, notamment sur le stockage et les transferts de données.

Parmi les outils populaires compatibles RGPD :

• Mailerlite
• Brevo (ex Sendinblue)
• Mailchimp (avec précaution pour les transferts hors UE)
• ActiveCampaign (version avec DPA)

Implémenter une politique claire de gestion des données

Mettez à jour régulièrement :

• Vos mentions légales et politique de confidentialité.
• Vos formulaires de collecte.
• Vos procédures internes (suppression des données, gestion des demandes RGPD, etc.).

Informer, former et responsabiliser vos équipes

Le RGPD est l’affaire de tous. Si vos équipes marketing, communication ou vente utilisent l’emailing, elles doivent être formées aux bonnes pratiques :

• Connaître les bases du RGPD.
• Savoir vérifier une base d’emails.
• Ne pas improviser une campagne sans validation juridique.

Cas concrets : ce que vous avez le droit de faire (ou pas)

✅ Ce qui est autorisé

• Envoyer une newsletter à des inscrits via opt-in clair.
• Relancer un client ayant acheté récemment.
• Contacter un professionnel pour un service lié à son métier.

❌ Ce qui est interdit

• Acheter une base de données d’emails et envoyer un mailing.
• Envoyer une offre à un particulier sans consentement préalable.
• Conserver les données d’un prospect indéfiniment sans interaction.

Les sanctions en cas de non-conformité

La CNIL peut intervenir à tout moment, suite à une plainte ou un contrôle aléatoire. Les sanctions peuvent être :

• Des amendes administratives jusqu’à 20 millions d’euros.
• Des mises en demeure publiques.
• Des restrictions d’activité.
• Un impact négatif sur votre image de marque.

Des entreprises connues (Google, EDF, Carrefour, etc.) ont déjà été sanctionnées pour non-respect du RGPD, y compris dans leurs emails.

Ce qu’il faut retenir pour un emailing conforme au RGPD

Le RGPD ne vous empêche pas de faire de l’email marketing. Il vous oblige simplement à le faire de manière responsable, éthique et transparente.

En respectant les principes clés (consentement, transparence, droits des personnes, sécurité), vous pouvez continuer à exploiter la puissance de l’emailing tout en renforçant la confiance de vos destinataires.

Un emailing bien conçu, respectueux des données, sera non seulement plus conforme, mais aussi plus performant : des destinataires mieux ciblés, plus engagés et plus enclins à interagir avec vos messages.

Pensez RGPD dès la collecte, jusqu’à la suppression, et vous poserez les bases d’une stratégie d’email marketing pérenne et respectueuse.